笔记-组织协调-13.3 组织协调的监理单位法
13.3 组织协调的监理单位法
组织协调工作的目标是使项目各方充分协作，有效地执行承建合同。进行组织协调的监理单位法主要有监理会议和监理报告。
只有进行有效的组织协调，项目协调内各子系统、各专业、各项资源以及时间、空间等方面才能实现有机的配合，才能确保项目成为斗体化运行的整体。
13.3.1 监理会议
1. 一般组织原则
会议是把项目有关各方的负责人或联系人团结在一起的重要机制。会议不仅可以使得项目建设有关信息全方位地畅通与流转，而且提供了某种程度上的社会联系，它有助于提醒出席会议的人认识到“每一个人都是项目团队的一员”。
1）会议成功的关键
举行会议成功的关键原则是：确保每个人到场、议程和领导。为了保证每个人都出席，要把会议作为每个人日程的固定项目。如果没有讨论的议题就取消会议。开好会议要把议程的项目保持在所需的最低数量，以确保每一个人都掌握最重要的事件、议题和问题的最新动向。作为会议的组织者，要确保在概括会议议程时尽可能地精炼，没有必要的长会其效果将适得其反。领导的与会作用是保证会议的结果得到落实的重要保证。
2）确保会议成功的措施
召集或主持会议可以采取多种措施以确保会议有效。包括以下具体的措施。
（1）会前的准备措施
- 确定会议目的。该会议是为了交流信息、计划、收集情况或意见、制定决策、说服或宣扬、解决问题，还是为了评估项目进展情况。
- 确定谁需要参加会议，说明会议目的。参加会议的人数应是能达到会议目的的最少人数。
- 事先将会议议程表分发给参加会议者。议程表包括会议目的、包含的主题（应按重要性大小列出）。
- 每个主题事件的分配及谁将负责该主题、发言或主持讨论。议程表应附有参与 者在会前需要评审的文件和资料。
（2）会议过程把握的原则
- 按时开始会议。
- 指定记录员。详细的记录方便以后的查阅。
- 评论会议的目的和议程表。
- 督促而不能支配会议，应保证会议在计划时间内顺利进行。
- 会议结束时总结会议成果，并确保所有参加者对所有决策和行动项目有一个清 楚的了解。
- 必要超过会议计划时间。与会者可能有其他约会或者其他系列会议。如果没有 讲完所有议程，最好让涉及这些细目的人另开一个会议。
- 评价会议进程。会议结束时，应评价会议进程，公开讨论发生了什么，并决定是否做些调整，以提高以后会议的有效性。
（3）会议结果的落实原则
- 在会后24小时之内公布会议成果。
- 总结文件应该简洁，应明确所做出的决定性意见，并列出行动细目，包括谁负 责、预计完工时间和预期的交付物等。
2. 项目监理例会
项目监理例会是履约各方沟通情况、交流信息、协调处理、研究解决合同履行中存在的各方面问题，由工程监理单位总监理工程师组织与主持的例行工作会议。
项目监理例会参加单位及人员通常包括：总监理工程师、总监代表、有关监理工程师；承建单位项目经理、技术负责人及有关专业人员；建设单位驻现场代表等；根据会议议题的需要还可邀请设计单位、分包单位及其他有关单位的人员参加。
1）项目监理例会的主要议题
（1）检查和通报项目进度计划完成情况，确定下一阶段进度目标，研究承建单位人力、设备投入情况和实现目标的措施；
（2）通报项目实施质量的检查情况和技术规范实施情况等，针对存在的质量问题提出改进措施要求；
（3）检查上次会议议定事项的落实情况，检查未完成事项及分析原因；
（4）分包单位的管理和协调问题；
（5）项目款支付的核定及财务支付中的有关问题；
（6）接收和审查承建单位提交相关项目文档；
（7）监理提交相关监理文档；
（8）解决项目变更的相关事宜；
（9）违约、工期、费用索赔的意向及处理情况；
（10）解决需要协调的其他有关事项。
2）会议准备
项目监理单位应及时收集汇总有关情况，为召开会议做好准备：
（1）了解上次会议的落实情况和存在的问题；
（2）准备会议资料、确定有关事项的处理原则；
（3）与有关方面通报情况、交换意见，督促做好准备。
3）会议纪要的记录、签认和分发
项目监理例会内容通常由指定的监理人员记录，除笔记以外会根据实际情况使用数码相机、摄像设备、录音笔和笔记本电脑等设备进行辅助记录和演示。
会议纪要由监理工程师根据会议记录整理，主要内容有：
（1）会议地点和时间；
（2）会议主持人；
（3）出席者姓名、隶属单位、职务；
（4）会议内容和决议事项，（包括负责落实单位、负责人和时限要求）；
（5）其他事项。
会议纪要的内容应真实，简明扼要。纪要经总监理工程师签认，发放到项目有关各方，并应有签收手续。会议纪要中的议定事项，有关方面应在规定的时限内落实。
3. 监理专题会议
专题会议是为解决专门问题而召开的会议，由总监理工程师或授权监理工程师主持。专题会议应认真做好会前准备，监理工程师要认真做好会议记录，并整理会议纪要，由总监理工程师签认，发给项目有关方面。专题会议通常包括技术讨论会、现场（项目组织）协调会、紧急事件协调会和技术（或方案）评审会等。
监理单位通常会依据现场工程进度情况，定期或不定期召开不同层级的现场协调会议，解决工作过程中的相互配合问题。在协调会上通报重大变更事项，解决建设单位与承建单位之间的重大协调配合问题，通报进度状况，处理工作中的交接、场地与公用设施使用的矛盾。
对于因突发性变更事件引起的进度问题，监理单位会召开紧急协调会议，督促各方采取应急措施赶上进度要求，以便项目的开发能以预期的进度完成。
根据项目的实际情况，在承建单位完成关键阶段的工作时，监理将及时组织专家，会同建设单位对阶段成果进行评审，以便在评审通过后能使承建单位及时转入下一阶段的工作实施中。
13.3.2 监理报告
建立项目的监理汇报制度是保证工程顺利进行的有效方法，可以使工程实施处于透明的可监控状态。作为信息系统工程建设的承建单位，有责任定期或不定期向建设单位及监理单位提交的工程进展情况报告，同时提交下一阶段的工程实施计划，监理单位协同建设单位审核该工程的进度与质量，向建设单位提交监理意见并反馈给承建单位，以此建立项目各方密切的联络，保证项目有计划、有步骤、稳妥地向前推进实施。
监理单位据此将定期或不定期地向建设单位提供监理周报、月报、书面通知回复等监理文件，这些文件包含了监理过程中有关对项目实施的控制和管理的信息。
1. 定期的监理周报、月报
监理单位通常按时向建设单位提交监理工作周报和月度报告。周报的提交时间一般是每周的周一上午，周报是对上一周监理工作的总结。月报的提交时间一般为每个月开始的第一个星期内，监理月报的主要内容包括：
（1）项目概述，包括项目位置、项目主要特征及合同情况简介；
（2）大事记；
（3）工程进度与形象面貌（必要时附上现场照片）；
（4）资金到位和使用情况；
（5）质量控制，包括质量评定、质量分析、质量事故处理等情况；
（6）合同执行情况，包括合同变更、索赔和违约等；
（7）现场会议和往来信函，包括会议记录、往来信函；
（8）监理工作，包括监理组织框图、资源投入、重要监理活动、图纸审查、发放、技术方案审查、工程需要解决的问题和其他事项；
（9）承建单位情况，包括人力资源动态、投入的设备、组织管理和存在的问题；
（10）安全和环境保护情况；
（11）进度款支付情况：
（12）其他项目进展情况等；
（13）其他必要的内容。
2. 不定期监理工作报告
监理单位会向建设单位不定期提交以下监理工作报告：
（1）关于项目优化设计、项目变更的建议：
（2）投资情况分析预测及资金、资源的合理配置和投入的建议；
（3）各阶段的测试报告和评价说明；
（4）项目进度预测分析报告；
（5）监理业务范围内的专题报告。
3. 监理通知与回复
在监理实施过程中，监理单位与建设单位的联系均以书面函件为准。在不做出紧急处理时可能导致人身、设备或项目事故的情况下会先口头或电话通知，事后会在约定时间内补做书面通知。
以通知与回复的形式让信息在建设单位、监理单位与承建单位之间，在各单位内部人员之间流动，协调大家的思想与行动，以保证项目的总目标得以实现。要使这一形式有效地发挥作用，必须做到：
（1）简洁，即只包含受众需要了解的观点；
（2）完整，即要包括受众需要了解的全部观点；
（3）结构化，即它必须以一定的结构形式，把要传递的这些观点清晰地传递给受众。
4. 日常的监理文件
监理单位会及时向建设单位提交以下日常监理文件：
（1）监理日志及实施大事记。监理单位会认真做好监理日志，保持其及时性、完整性和连续性；
（2）实施计划批复文件；
（3）实施措施批复文件；
（4）实施进度调整批复文件；
（5）进度款支付确认文件；
（6）索赔受理、调查及处理文件；
（7）监理协调会议纪要文件；
（8）其他监理业务往来文件。
5. 监理作业文件
监理实施类文件主要包括；项目变更文件、进度监理文件、质量监理文件、质量回归监理文件、监理日报、监理月报、专题监理报告、验收报告、总结报告等必要文件。
13.3.3 沟通
面对我国现阶段政府、企业人际关系的现状，作为协调方的监理，在进行信息系统工程监理的过程中必须建立有效的沟通机制。沟通对人际关系的和谐和建立是十分必要的，可以鼓励项目建设过程中涉及各方相互间和内部进行有效的沟通，利用人际沟通影响行为的杠杆，努力克服影响人际沟通的障碍，实施双向沟通。
监理工程师在与信息系统工程建设的相关单位和相关人员进行沟通和协调时，应该对下列内容有一定的把握。
1. 排除第一印象的干扰
通常情况下，容易根据初次见面时对对方仪表、风度形成的第一印象将他人加以归类，然后再以这一类别系统中人的总体特点，对这个人加以推论并做出判断，因而往往会产生“以偏概全”、“爱屋及乌”偏差。监理工程师要把握线索偏差的规律，防止处理事情时候被假相所迷惑。
监理工程师还要注意情绪效应的产生，在第一印象形成过程中，主体时的情绪状态可以影响对这个人今后的评价，第一次接触时主体方面的喜怒哀乐对于对方关系的建立或是对于对方的评价可以产生不可思议的差异。与此同时，还可能产生“情绪传染”的心理效果。主体情绪异常，也可以引起对方不良态度的反应，因此就影响到良好人际关系的建立。所以，创造良好的交往环境、时机，以维护彼此的良好心境，也是维持人际关系正常的重要一环。
2. 把握人际关系认知的规律
监理工程师要认识人际之间吸引的重要性。影响人际之间吸引的因素很多。人的相互感知与理解，人与人之间的喜好（吸引力与好感）、相互影响与行为（包括角色行为）是人际交往的重要影响因素。人与人之间的喜爱是人际关系稳定性、深度、亲密性的主要调节器。
监理工程师要把握人际知觉的规律，人际知觉是指人与人相互关系的认知。判断人际关系时我们不但要了解对方的动机、性格以及人际关系特性。同时也需要了解对方与其他人之间的关系。这是由于在一个社会群体中，甲乙双方的相互关系绝不是仅仅受甲乙双方特点的影响，而往往还受到第三者乃至更多人的影响。
监理工程师也要把握角色知觉的客观规律，角色知觉不但包括对某人在社会上所扮演的角色的认知与判断，同时也包括对角色的行为的社会标准的认识。每一个人在社会上都扮演着各种角色，而每一种角色都有其一定的行为标准。个人对此行为标准的认知决定了他在社会上的行为，例如，上下级间的关系，在一般人的心目中自有其固定的方式。而这些交往方式己被社会历史地形成，并被一般人所认可。这样，在人际关系建立上，一旦情境的因素和角色的因素被确定之后，两者之间的交往形态与人际关系也随之大体决定。所以当事人也就必须依照社会已经确定关系来进行彼此交往。
监理工程师还要认识因果关系认知的规律。·人们对外界简单的认知，并非对所认知的对象做各种互不相关的个别反应，而是系统的、有组织意义的反应。同样地，人们对社会上所发生的事件以及人际事件，也存在着同样的现象，即将他们组成因果系统的倾 向。现实生活中，由于父辈、朋友等彼此具有传统的良好关系，而延伸到下一代和相关群体的关系是十分多见的。
3. 创造良好的人际交往条件
监理工程师在从事监理工作，同建设单位和承建单位建立良好的人际关系时，还需要创造人际交往的条件。人际交往条件的形成往往受到以下因素的影响。
1）外表问题
从一般意义上来讲一个人的外表是由先人遗传素质形成和发展起来的，它不以个人的主观愿望为转移。但一般人在判断别人时，从心理上却无法消除由于别人外表产生的影响作用。在社会交往的过程中，外表因素往往有形或无形地影响着人际间相互关系的建立和发展。研究表明，外表越吸引人的，也越容易为人所喜爱。但是，外表招人喜欢的并不完全取决于给人外表的美，在人与人相互交往的过程中还存在着另外一种心理现象，即人们容易与那些与我们自己外表、风度相类似的人，建立起来良好的人际关系。
2）态度的类似性
人与人如果具有共同的态度与价值观，则不但容易获得对方的支持和共鸣，同时也容易预测对方的感情和反应倾向，因此在交互作用的过程中，彼此容易适应而建立起人际关系。对于与我们态度、价值观念相类似的人，我们与之争辩的机会较少。而且由于获得他们的支持，往往容易加强自信心，态度与价值观念的相类似也是我们得以维持一致和长久的友谊。因而，与自己具有态度类似性的人，就变得更加具有吸引力。另一方面，与自己态度及价值观念比较类似的人，也比较能够正确地反映我们自己的能力、感情和信仰，因而也比较具有吸引力。为此，大家都愿意找情趣相投的朋友。
3）需求的互补性
需求的互补性是指双方在交往过程中获得互相满足的心理状态。它包括两个部分，即彼此的社会增强作用的满足和彼此心理特性相反者的互补作用。人与人一开始交往，其所建立的人际关系是否得以持续或中途停断，有赖于彼此的社会增强作用，即个体能否透过交互作用而获得动机的满足。两人相处对双方都有助益，或彼此有友好的意愿，或彼此发现具有类似的态度时，两人的交互关系便有继续维持的可能。反之，若一方增加了另一方的不安，或对另一方表示不友善，则难以持续。两个人透过彼此交互作用所获得的报偿超过由此而来的损失时，两人之间的人际关系才得以维持。亲密的友谊关系，乃是彼此间以极少的损失可换取很多的报偿，亦即相互满足的状态。人与人不仅是具有共同特征者愿意相聚在一起，彼此特性相反者亦有互相吸引的现象。这种情形迫切的需要满足其解除孤独、寻求支持和友爱的需要时，就更是如此。与此同时，由于双方心理上的接近与相互帮助，因而也就减少了人际间的摩擦事件与心理冲突。这种相互间的赞同与接纳，也是彼此间建立良好人际关系的心理条件。
4）时空上的接近
时空上的接近往往是使人与人之间彼此熟悉、加深了解的一个客观外在条件。时空上的接近往往表现在居住距离的远近和人与人之间相互交往频率这两个方向。首先，距离的远近，人与人凡是地理位置接近者，容易自然地发生人际交互关系，例如在单位里办公位置邻近的同事与同事，住宅接近的邻居们，彼此见面的机会多，自然而然就容易建立人际关系。而距离较远的人，其形成或继续友谊的机会就比较少。其次，相互交往的频率，人与人或由于地理位置的接近，或由于工作上的需要，相互交往的次数愈多，则容易只有共同的经验，具有共同的话题。而建立密切的人际关系，尤其是陌生人相处的初期。地理距离的远近与交往的频繁，对于建立人际关系具有决定性的作用。因此，与人为友必须主动拉近空间上的距离，并采取积极的态度加强交往，增加交往频率。否则，日久天长友情就会淡薄。
监理工作中的人际交往与协调并不是一件困难的事情，但是，良好的人际关系需要精心呵护，需要掌握科学的规律和艺术的方法去维系。学习不仅给我们带来知识的补充，也能带来更多的良师益友。充分认识和掌握这种客观规律，可以使我们的监理工作事半功倍。