笔记-信息管理-12.4 监理在信息管理中的主要文档
12.4 监理在信息管理中的主要文档
监理单位的信息管理工作是指收集并整理本工程的监理信息，作为信息系统工程监理信息的一部分；督促承建单位建立以信息系统工程项目作为目标系统的管理信息系统，在工程项目建设的各个阶段，对所产生的、面向信息系统工程项目管理业务的信息进行收集、传输、加工、储存、维护、使用和整理；协助建设单位建立信息管理制度，接收信息系统工程信息资料，对这些资料进行归整、保管和使用。
12.4.1 总控类文档
总控类文档是指承建合同、总体方案、项目组织实施方案、技术方案、项目进度计划、质量保证计划、资金分解计划、采购计划、监理规划及实施细则等文档。其他文档逻辑上都是从总控文档派生出来的或者说是该文档的上层文档。
12.4.2 监理实施类文档
监理实施类文档（工程作业记录）主要包括：项目变更文档、进度监理文档、质量监理文档、质量回归监理文档、监理日报、监理月报、专题监理报告、验收报告、总结报告等。
1. 工程项目变更监理文档
所有己评审通过的文件，包括评审项目开发计划书、需求分析说明书、数据需求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书、用户手册、操作手册、模块开发卷宗、测试方案、测试计划、测试分析报告、开发进度月报、项目开发总结报告等，如果在实际开发过程中集成商需要变更某项内容，须经监理对其提出的变更内容和变更方案进行评审，并提出监理意见，经三方确认后实施。
2. 工程进度监理文档
工程项目的进度控制是工程监理的重要内容。监理单位对工程项目的进度控制主要是通过进度审核、纠偏、纠偏过程审核的过程，使工程进度趋于正常。工程进度监理文档主要包含进度监理和进度纠偏两部分，如果监理意见认为存在进度偏差，则必须包含进度纠偏。
在进度监理过程中，监理工程师对某一工程阶段的进度情况进行客观描述，由总监理工程师组织对进度情况进行评审和分析，并提出进度监理意见。
如有进度纠偏的意见经三方确认后实施，监理单位应同时把纠偏过程纳入进度监理和质量监理范围之内。工程进度纠偏监理主要对纠偏效果和纠偏过程进行审核，如仍未达到计划目标，则还应继续提出纠偏措施。
3. 工程质量监理文档
工程质量监理文档是按照工程质量过程控制和测试技术是进行工程质量控制的主要手段。过程控制依靠检测、分析、评审、回归修改、再测试的循环来实现。检测技术是进行过程控制的基础。工程质量监理文档主要包含两部分：质量监理和回归情况监理。如果监理意见认为存在质量缺陷，则必须包含回归情况监理。
在质量监理过程中，总监理工程师组织对检测情况进行评审和分析，并提出质量监理意见。
在监理过程中发现质量问题，经三方确认监理意见后由集成商进行修改，监理单位应同时把修改过程纳入进度监理和质量监理范围之内。工程质量回归监理主要对修改结果和修改过程进行审核，如仍未达到计划目标，则还应继续提出修改措施。
4. 工程监理日报
工程监理日报由监理工程师根据实际需要每日编写，主要针对近期的工程进度、工程质量、合同管理及其他事项进行综合、分析，并提出必要的意见。
5. 工程监理月报
工程监理月报由总监理工程师组织编写，由各相关专业监理工程师参加，对本月的工程进度、工程质量、合同管理及其他事项进行综合、分析，总结本月监理结论，并提出下月的监理计划。一般来说，监理月报应含以下几个要素。
（1）工程概况：包括本月进行的工程情况，如有工程外包，则包括相应的承包单位情况；
（2）监理工作统计：统计本月的监理情况，包括监理会议、监理实施等情况；
（3）工程质量控制：综合本月的质量控制情况，包括测试结论、质量事故、模块修改过程等；
（4）工程进度控制：综合本月的工程进度情况，包含完成情况及分析、实际进度与计划进度的比较、纠偏实施情况、工程变更等；
（5）管理协调：综合本月的合同管理、综合协调情况，包含有无新签合同、合同履行情况、合同纠纷、双方工作关系情况等；
（6）监理总评价：对本月工程质量、进度、协调的各方面情况进行综合性评价，并提出存在的问题和建议；
（7）下月监理计划：对下月监理工作提出计划，指导各监理工程师工作。
6. 工程验收监理报告
工程监理验收报告是信息工程项目验收阶段产生的主要监理文件，此阶段的主要监理工作是监督合同各方做好竣工准备工作，组织三方对工程系统进行验收测试，以检验系统及软硬件设备等是否达到设计要求。验收采用定量或定性分析方法，针对问题进行分析和研究，最后提出监理报告，因此工程监理验收报告的主体应该是验收测试结论与分析，必须包含以下几个要素。
1）工程竣工准备工作综述
评估集成商准备的技术资料、文档、基础数据等是否准确、齐全，其他竣工准备工作是否完备。
2）验收测试方案与规范
组织三方确定验收测试方案、测试案例、测试工具的使用等。
3）测试结果与分析
依照验收测试方案实施测试得到的测试结果描述，包括业务测试和性能测试；对原始测试结果必要的技术分析，包括各种分析图表、文字说明等。
4）验收测试结论
根据测试结果分析对各项指标是否达到工程设计要求做综合性说明，对工程中存在或可能存在的问题进行分析和归纳，以及确定需要返工修改的部分；对返工修改部分回归测试的情况。
7. 工程监理总结报告
工程监理总结报告由总监理工程师组织编写，由各相关专业监理工程师参加，综合各工程月报和所有的监理资料，对工程进度、工程质量、合同管理及其他事项进行统一的综合分析，总结出整体监理结论。工程监理总结报告应重点包含以下几个方面的内容。
1）工程概况
新闻总署工程的整体工程情况，包括相应的承包单位、开发背景等情况。
2）监理工作统计
统计所有的监理情况，包括监理会议、监理实施等情况。
3）工程质量综述
综合分析质量控制情况，包括测试结论、质量事故、模块修改过程等。
4）工程进度综述
综合分析工程进度情况，包含完成情况及分析、实际进度与计划进度的比较、纠偏实施情况、工程变更等。
5）管理协调综述
综合分析合同管理、综合协调情况，包含有无新签分包合同、合同履行情况、合同纠纷、双方工作关系情况等。
6）监理总评价
对整体的工程质量、进度、协调的各方面情况进行综合性评价，并提出存在的问题和建议。
12.4.3 监理回复（批复）类文件
监理回复类文件是指监理单位在收到承建单位或者建设单位的工程文档时，由监理单位负责回复或批复意见的文件。
监理的主要回复文件可分为：总体监理意见、系统集成监理意见、软件开发监理意见、培训监理意见、专题监理意见、其他监理意见、提交资料回复单等。
12.4.4 监理日志及内部文件
监理工作日志主要记录现场监理工作情况，如当天的大事、要事、活动以及监理资源投入情况。监理日志由现场监理工程师编写。
监理单位为开展工作在监理单位内部发行的各种文件。
12.4.5 监理文件列表
目前，监理在信息工程系统建设项目的信息管理过程中，须做重点管理的有以下文档。
1. 监理单位产出文档
监理单位产出文档见表12-1。
2. 监理作业控制文档
作业表格为监理单位内部质量体系运行过程中的记录，序号带者为涉及具体项目的文件，详细见表12-2 。
3. 承建单位待审文档
监理单位在不同的监理阶段需要对承建单位提供的待审核文档，项目不同待审的文档种类也不同，表12-3给出一个典型项目的承建单位待审文档。
承建单位应对整个工程的实施过程予以记录，形成工程实施日记。监理工程师有权对日记的真实性和内容的完整性予以检查，对内容不符部分，承建单位应予以及时改正。
承建单位应及时提供完善的工程文档，包括网络设备连接物理、逻辑结构图，网络设备配置、服务器、终端、网管设备的配置，综合布线方案，传输介质的选型、综合布线系统品牌选择、价格表等，以及所有计算机和网络设备的中文简明安装、使用、日常维护、管理、出错处理手册。监理工程师有权对这些手册内容的完整性、正确性进行检查。
承建单位应按工程承包合同提供的图纸，在施工过程中，根据实际情况的变化，对设计方案做出修改，并及时向监理单位、建设单位项目组等进行信息传递。承建单位应对整个工程的实施过程予以记录，形成工程实施日记。监理工程师有权对日记的真实性和内容的完整性予以检查，对内容不符部分，承建单位应予以及时改正。
按国家档案管理条例及建设单位的要求，信息工程竣工验收时要提供齐全的竣工资料，经过分析整理、编制归档。监理工程师在对信息工程实体和应用软件系统进行全面验收之前，首先要对全套完整的工程资料和文档进行全面验收。督促承建单位及时整理必须报送的信息系统的设计方案、设计图纸、设备/软件/材料等的验收文档、施工记录、检测报告、竣工图纸、软件文档和源代码，经监理单位检查、审核后，签字并加盖公章，移交建设单位项目组。
4. 承建单位计算机网络工程文件
计算机网络工程技术文件（见表12-4）是计算机网络工程在其生命周期即方案、设计、实施、调试、验收和维护等全过程的记录和依据，其中部分文件具有法律效力，是工程管理最重要的内容之一。为保证各阶段技术文件的质量和完整性，监理会协助建设单位和承建单位规范计算机网络工程技术文档的编制。
5. 工程技术文档编制内容及要求
为了便于监督和控制承建单位对项目建设过程中技术和管理文档的编制和管理，监理单位应该向对承建单位有明确的要求。下面以计算机网络工程建设过程中技术文档的编制和管理为例介绍监理单位对工程技术文档的编制及内容要求。
1）《系统需求书》要求
（1）说明
需求书是建设单位根据计算机网络系统用途、功能要求和有关文件，委托进行计算机网络方案设计的任务书。
（2）内容要求
- 工程概况：使用条件和环境概况；现有设备概况。
- 技术要求：系统功能和应用。
（3）其他可具备的内容：
- 建筑及已有网络的设计图纸。
- 其他有关技术文件和资料。
2）《系统方案设计书》要求
（1）说明
系统方案设计书是承建单位根据系统需求书，提供系统规划设计的可行性方案。
（2）内容要求
- 规划设计系统总体功能；系统总体框图；系统设计标准；主要设备技术指标。
- 系统概算系统主要设备、辅料、安装和服务等概算。
3）《系统设计任务书》要求
（1）说明
系统设计任务书或称招/投标技术文件是建设单位要求承建单位根据计算机网络系统用途和有关文件，对计算机网络系统的初步设计和施工组织设计提出的具体要求。
（2）内容要求
- 工程概况系统概况；施工概况；设备概况。
- 计算机网络系统技术要求系统功能；系统构成；主要设备技术指标。
- 工程实施要求承建单位的组织机构和人员；工程设计图、有关文件和资料；工程进度；用户培训；系统验收；系统保修和维护。
（3）其他可具备的内容
- 建筑工程设计图纸。
- 其他有关技术文件和资料。
4）《系统初步设计书》要求
（1）说明
系统初步设计书是承建单位根据系统设计任务书所提供系统初步设计和工程实施方案。
（2）内容要求
- 设计总述系统总体功能；系统总体框图；系统设计依据和技术标准。
- 系统设计系统功能；系统设计及配置；系统图；平面布置图；系统配置；机房、接地等有关设计；主要设备技术指标。
- 工程实施规划人员组织结构；工程进度计划；各工程工作内容和工作界面；工程质量保证措施；系统验收标准；系统保修和维修护措施。
- 系统概算系统设备及辅料概算；安装、服务和培训概算。
5）《系统图》（网络拓扑图）要求
（1）说明
系统图是用简单的文字和图形描述系统之间的相互关系，以达到形象和易于理解的目的。
（2）内容要求
- 描述系统工作各个组成部分。
- 描述系统工作各个组成部分之间的关系。
- 其他必要的描述。
6）《系统接线图》要求
（1）说明
系统接线图是以图元的方式来描述系统信号端子的接线关系。
（2）内容要求
- 端子的编号和说明。
- 接线与端子编号的对应关系。
- 其他必要的描述。
7）《系统验收细则》要求
（1）说明
系统验收细则是对系统各项配置、功能和性能等招标进行测试的详细内容。
（2）内容要求
- 配置测试硬件配置测试、硬件外观检查、软件配置测试。
- 功能测试。
- 性能测试。
- 其他必要的测试。
8）《施工管理文件》要求
（1）说明
施工管理文件是在系统施工阶段所产生的各类管理文件，它是施工管理流程和管理记录的文档。
（2）内容要求
- 现场管理机构和人员；
- 系统总体和各子系统施工形象进度表；
- 工程进度控制文件；
- 工程质量管理文件；
- 施工流程和方法文件；
- 施工质量记录文件；
- 技术文档管理文件；
- 现场设备检验和保护记录；
- 现场管理和控制的各类表格；
- 其他有关管理文件。
9）《设计变更文件》要求
（1）说明
设计变更文件是在工程施工中根据建设单位要求或有关情况对设计变更的说明和记录。
（2）内容要求
- 变更原因；
- 变更详细设计和说明；
- 变更偏差表，用以说明变更后系统的功能和性能；
- 其他必要的设计变更说明。
10）《系统调试分析报告》要求
（1）说明
系统调试文件是系统进行调试的内容方法和结果的文件。
（2）内容要求
- 系统调试说明；
- 系统调试依据和标准；
- 系统调试内容、调试方法和结果记录；
- 系统之间联调内容、联调方法和结果记录；
- 调试结论；
- 调试组签字；
- 其他必要的系统调试说明。
11）《系统培训文件》要求
（1）说明
系统培训文件是对系统操作和管理人员进行培训的文字资料。
（2）内容要求
- 系统培训大纲；
- 系统设备、设计文件和图纸等资料；
- 系统日常操作；
- 系统例行维护；
- 系统故障处理。
12）《系统初步验收报告》要求
（1）说明
系统初步验收报告是系统施工结束后，试运行前的系统初步验收的内容、方法和结果的记录文件。
（2）内容要求
- 系统初步验收大纲；
- 系统初步验收依据和标准；
- 系统初步验收内容、方法和记录：系统配置验收、系统功能验收；
- 验收结论；
- 验收组签字；
- 其他必要的验收说明。
13）《系统移交清单和文件》要求
（1）说明
系统移交清单和文件是系统移交时，必须提供的移交清单和清单中所列的所有文件和资料。
（2）内容要求
- 全套工程图纸和有关文件资料；
- 系统用户手册；
- 系统操作手册；
- 产品说明书；
- 系统保修和维护文件；
- 其他必要移交的有关文件。
14）《系统验收报告》要求
（1）说明
系统验收报告时系统在初步验收和试运行的基础上，进行系统投入正式运行前的最终验收的内容、方法和结果的记录文件。
（2）内容要求
- 系统验收大纲和说明；
- 系统试运行记录（包括系统变更和修改记录）；
- 系统验收依据和标准；
- 系统验收内容、验收方法和验收记录：配置验收、功能验收、性能验收；
- 验收结论；
- 验收组签字；
- 其他必要的验收说明。
15）《系统管理制度》要求
（1）说明
系统管理制度是系统日常维护和管理的规章制度。
（2）内容要求
- 系统设备文件和资料的管理规定；
- 系统日常操作规定；
- 系统日常维护规定；
- 系统事故紧急处理程序；
- 内部机房出入、环境和设备使用等管理规定；
- 其他有关系统和机房管理规定。
16）《系统运行记录》要求
（1）说明
系统运行记录是对系统运行所做的定制记录，以作为维护和保修的依据。
（2）内容要求
- 系统各类重要运行参数日常记录；
- 系统运行环境参数记录；
- 系统异常记录；
- 其他必要的系统运行记录。
17）《系统维护保修记录》要求
（1）说明
系统维护保修记录是系统进行保修和维护时所作的记录，以作为系统保修和维护的依据。
（2）内容要求
- 系统保修和维护计划；
- 系统定期维护保修记录；
- 系统故障原因分析；
- 系统部件修理或更换记录；
- 系统设置更改记录；
- 系统软件、硬件升级记录；
- 其他系统保修维护记录。
6. 承建单位软件工程文件
在软件的开发工程中，监理将督促承建单位注意文档的编写工作，以确保每一阶段的结果都能清楚地描述和审查，如表12-5所示。
根据GB8567-1988《计算机软件产品开发设计编制指南》，在软件开发的各个阶段最多应编制14种软件文档（详见表12-5 ）。在软件开发过程中，可以根据实际情况将其中某些文档合并成一个文档。表12-6及表12-7分别就工程所包括的应用子系统和网站系统的文档在软件生命周期各阶段监理控制给出具体的例子。