笔记-信息管理-12.2 监理单位的信息管理方法
12.2 监理单位的信息管理方法
12.2.1 信息系统工程信息资料的划分
为了便于建立信息系统工程项目工程监理信息系统，对信息系统工程信息可以按工程建设信息的性质、用途、载体和工程阶段划分信息类型。
1. 按工程建设信息的性质划分
1）引导信息
引导信息是用于指导人们的正确行为，以便有效地从事工程项目建设中的各种技术经济活动。引导信息包括实施方案、实施组织设计、各种技术经济措施，以及设计变更通知、技术标准和规程等。
2）辨识信息
辨识信息是用于指导人们正确认识工程项目建设中各类事物的性能、特征和效果，如软件环境、硬件环境、设备等的出厂证明书，技术合格证书，试验检验报告，中间产品和最终产品的检查验收签证等。
对工程项目建设中的某些信息，如需求分析、技术方案等既属于引导信息，又属于辨识信息。
2. 按工程建设信息的用途划分
信息系统工程建设信息可以划分为投资控制信息、进度控制信息、质量控制信息、合同管理信息、组织协调信息及其他用途的信息等。
1）投资控制信息
- 投资控制信息，包括：费用规划信息，如投资计划、投资估算、工程预算等；
- 实际费用信息，如各类费用支出凭证、工程变更情况、工程结算签证，以及物价指数、人工、软件环境、硬件设备等市场价格等；
- 投资控制的分析比较信息，如费用的历史经验数据、现行数据、预测数据及经济与财务分析的评价数据等。
2）进度控制信息
- 进度控制信息包括：信息工程项目进度规划，如总进度计划、分目标进度计划、各实施阶段的进度计划、单项工程及单位工程实施进度计划、资金及物资供应计划、劳动力及设备的配置计划等；
- 工程实际进度的统计信息，如项目日志、实际完成工程量、实际完成工作量等；
- 进度控制比较信息，如工期定额、实现指标等。
3）质量控制信息
- 质量控制信息，包括：信息工程项目实体质量信息，如质量检查、测试数据、隐蔽验收记录、质量事故处理报告，以及材料、设备质量证明及技术验证单等；
- 信息工程项目的功能及使用价值信息，如有关标准和规范，质量目标指标，设计文件、资料、说明等；
- 信息工程项目的工作质量信息，如质量体系文件，质量管理工作制度，质量管理的考核制度，质量管理工作的组织制度等。
4）合同管理信息
- 合同管理信息包括：合同管理法规，如招标投标法、经济合同法等；
- 信息系统工程合同文本，如设计合同、实施合同、采购合同等；
- 合同实施信息，如合同执行情况、合同变更、签证记录、工程索赔等。
5）组织协调信息
- 组织协调信息包括：工程质量调整及信息工程项目调整的指令；
- 工程建设合同变更及其协议书；
- 政府及主管部门对工程项目建设过程中的指令、审批文件；
- 有关信息系统工程有关的法规及技术标准。
6）其他用途的信息
其他用途的信息是除上述五类用途的信息外，对信息系统工程项目建设决策提供辅助支持的某些其他信息，如工程中往来函件等。
3. 按工程建设信息的载体划分
信息系统工程建设信息包含；文字信息、语言信息、符号及图表信息、视频信息等。
4. 按建设阶段信息划分
工程建设信息包含：投资前期的决策信息、设计信息、实施信息、招标投标信息、工程实施阶段及工程保修阶段的信息等。
通过对信息系统工程建设信息的分类，有利于充分、合理、有效地利用各种工程建设信息，以便对信息系统工程项目管理或工程项目工程监理提供可靠的决策支持。
12.2.2 监理单位信息管理方法
监理资料包含文书、档案、往来信息等原始的或电子的材料。监理文档是监理工作信息的重要载体，也是监理项目部的工作成果之一，对监理单位和建设单位都有重大作用。
1. 文档管理是建设单位的需要
首先，对文档进行有效管理，是建设单位的要求。建设单位在将工程监理的任务委托给监理单位以后，并不是就纯粹不管不问了，它还需要时时一关注工程的实施情况，而能够使其对工程进展情况了解得比较清楚的媒介之一，就是监理的文档。
其次，高效的文档管理，也是监理单位自身的需要。
- 一是，为了成功对工程进行监理，必须有一套严谨的文档分类管理办法，这样，工程的详细情况才可能被监理项目组准确掌握，从而也为建设单位所准确掌握；
- 二是，监理单位需要对监理人员的工作情况进行考核，以决定人员的报酬和职位进行奖惩升降，而这些最主要的依据，则是监理的文档；
- 三是，监理文档本身就是监理工作经验最好的总结，是监理工作最好的培训资料，从培养人员的角度上来说，一套完善的文档管理体制非常必要。
文档管理工作应由监理项目部承当，应选配思想素质高、责任心强的监理人员进行档案管理，负责做好以下各方面的档案的收集、整理、立卷、保管工作。档案的管理由监理人员负责，承建单位也必须保存与之相关的文档副本。送档的资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用碳素墨水工整书写。所有资料必须分期、分区、分类（同行业信息、素材、样盘、合同、协议等）管理，时刻保证资料与实际情况的统一；负责文档管理人员必须遵守保密原则，确保各方技术信息不流失。作好监理日记及工程大事记；作好合同批复等各类往来文件的批复与存档；作好项目协调会、技术专题会的会议纪要；管理好实施期间的各类技术文档；提交竣工文档清单，并且检查文档的合格性。
2. 文档管理过程应该注意事项
（1）文档的格式应该统一
最好能够结合监理单位自身的MIS C Management Information System，管理信息系统）系统和监理工程项目管理软件来统一定义文档格式，这样做的好处是便于进行管理。
（2）文档版本的管理
新的版本出来后，旧的版本应该进行相应的改变，同时彻底从管理库中清除，以保持文档版本的统一。
（3）关于文档的存档标准
文档的存档标准是指某一类型的文档究竟应该保存多长时间，这个问题应该由监理单位根据国家档案管理相关的要求，统一进行规定。
3. 监理工程师在归集监理资料时注意事项
（1）监理资料应及时整理、真实完整、分类有序；
（2）监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施；
（3）监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档；
（4）监理档案的编制及保存应按有关规定执行。
4. 建立监理档案的原则
监理资料归集后，应该建立工程监理档案进行管理，监理单位对建立监理档案的原则如下：
（1）为了进一步提高建设监理工作水平，促进工程建设监理工作的程序化、规范化、科学化，为以后贯标工作做好基础工作，监理单位应该要求各部门认真做好监理资料的管理工作；
（2）工程监理档案应与工程形象进度同步建立，按类别及时整理归档，要求真实齐全、纸张统一，编有检索目录，便于查询；
（3）全面推广计算机辅助管理，实现监理信息处理的规范化，提高监理工作效率和管理水平。
监理单位严格要求信息系统工程人员和编制组完成文档编制，并且在策略、标准、规程、资源分配和编制计划方面给予支持。
5. 监理单位对文档工作的责任
监理单位要认识到正式或非正式文档都是重要的，还要认识到文档工作必须包括文档计划、编写、修改、形成、分发和维护等各个方面。
监理单位对文档工作的支持。监理单位应为编写文档的人员提供指导和实际鼓励，并使各种资源有效地用于文档开发。
监理单位的主要职责：
（1）建立编制、登记、出版、分发系统文档和软件文档的各种策略；
（2）把文档计划作为整个开发工作的一个组成部分；
（3）建立确定文档质量、测试质量和评审质量的各种方法的规程；
（4）为文档的各个方面确定和准备各种标准和指南；
（5）积极支持文档工作以形成在开发工作中自觉编制文档的团队风气；
（6）不断检查**己建立起来的过程，以保证符合策略和各种规程并遵守有关标准和指南。
6. 项目监理单位在项目开发前应决定的事项
（1）要求哪些类型的文档；
（2）提供多少种文档；
（3）文档包含的内容；
（4）达到何种级别的质量水平；
（5）何时产生何种文档；
（6）如何保存、维护文档以及如何进行通信；
（7）如果一个软件合同是有效的，应要求文档满足所接受的标准，并规定所提供的文档类型、每种文档的质量水平以及评审和通过的规程。
12.2.3 监理单位制订文档编制策略
文档策略是由监理单位主持制订的，对其他单位或开发人员提供指导。
一般说来，文档编制策略陈述要明确，并通告到每个人且理解它，进而使策略被他们贯彻实施。
支持有效文档策略的基本条件：
1）文档需要覆盖整个工程项目生存期
在项目早期几个阶段就要求有文档，而且在贯穿信息系统工程过程中必须是可用的和可维护的。在整个项目完成后，文档应满足系统的使用、维护、增强、转换或传输。
2）文档应是可管理的
指导和控制文档的获得维护，监理单位应准备文档产品、进度、可靠性、资源、质量保证和评审规程的详细计划大纲。
3）文档应适合于它的读者
读者可能是监理单位人员、建设单位人员、无计算机经验的专业人员、维护人员、文书人员等。根据任务的执行，他们要求不同的材料表示和不同的详细程度。针对不同的读者，监理单位应负责设计不同类型的文档。
4）文档效应应贯穿到软件的整个开发过程中
在信息系统工程的整个过程中，应充分体现文档的作用和限制，即文档应指导全部开发过程。
5）文档标准应被标识和使用
应尽可能地采纳现行的标准，若没有合适的现行标准，必要时应研制适用的标准或指南。
6）应规定支持工具
工具有助于开发和维护软件产品，包括文档，因此尽可能使用的工具是经济的、可行的。