笔记-投资控制-8.4 信息系统工程成本控制

8.4 信息系统工程成本控制

成本控制主要关心的是影响改变费用线的各种因素，确定费用线是否改变以及管理和调整实际的改变。

8.4.1 成本控制

1. 成本控制概要

项目成本控制工作是在项目实施过程中，通过项目成本管理尽量使项目实际发生的成本控制在预算范围之内的一项监理工作。项目成本控制涉及对于各种能够引起项目成本变化因素的控制（事前控制）、项目实施过程的成本控制（事中控制）和项目实际成本变动的控制（事后控制）三个方面。

成本控制不能脱离技术管理和进度管理独立存在，相反要在成本、技术、进度三者之间做综合平衡。及时、准确的成本及进度和技术跟踪报告，是项目经费管理和成本控制的依据。成本控制就是保证各项工作要在它们各自的预算范围内进行。成本控制的基础是事先就对项目进行的成本预算。

2. 成本控制的方法

成本控制的基本方法是规定各承建部门定期上报其费用报告，再由监理工程师对其进行费用审核，以保证各种支出的合法性，然后再将已经发生的费用与预算相比较，分析其是否超支，并采取相应的措施加以弥补。

项目成本控制方法包括两类，一类是分析和预测项目影响要素的变动与项目成本发展变化趋势的项目成本控制方法，另一类是控制各种要素变动而实现项目成本管理目标的方法。这方面的方法主要有：

• 项目变更控制体系
• 项目成本绩效度量方法
• 附加计划法
• 计算机软件工具法

3. 成本控制的内容

成本控制主要关心的是影响改变费用线的各种因素、确定费用线是否改变以及管理和调整实际的改变。成本控制包括：

（1）监控费用执行情况以确定与计划的偏差。
（2）确定所有发生的变化被准确记录在费用线上。
（3）避免不正确的、不合适的或者无效的变更反映在费用线上。
（4）建设单位权益改变的各种信息。

成本控制还应包括寻找成本向正反两方面变化的原因，同时还必须考虑与其他控制过程（范围控制、进度控制、质量控制等）相协调，比如不合适的成本变更可能导致质量、进度方面的问题或者导致不可接受的项目风险。

4. 成本控制的依据

（1）费用线。
（2）实施执行报告。这是成本控制的基础，实施执行报告通常包括了项目各工作的所有费用支出，同时也是发现问题的最基本依据。
（3）改变的请求。改变的请求可能是口头的也可能是书面的，可能是直接的也可能是非直接的，可能是正式的也可能是非正式的。改变可能是请求增加预算，也可能是减少预算。

8.4.2 成本控制的监理工作任务和措施

1. 主要监理工作任务

（1）参与项目总投资目标的分析、论证、审核（在可行性研究的基础上，再作详细的分析、论证）。
（2）对项目总投资切块、分解规划结果进行审核、确认、监督和实施建议。
（3）审核承建单位编制的项目实施各阶段、各年、季度等阶段性资金使用计划，并控制其执行，必要时，对上述计划提出调整建议。
（4）审核工程估算、预算、标底等
（5）在项目实施过程中，按阶段（月、季）进行投资计划值与实际值的比较，并按阶段（每月、季、年）提交各种投资控制监理报表和报告。
（6）对设计、实施、开发方法、器材和设备等多个方面作必要的技术经济比较，以能够提出有效的建议，从而挖掘节约投资、提高项目经济效益的潜力。
（7）审核招投标文件和合同文件中有关投资的条款。
（8）审核各类工程付款单
（9）计算、审核各项索赔金额。

在具体项目的监理工作中，监理工程师应以监理单位与建设单位签订的监理合同为依据履行自己的职责，不一定完全覆盖上述工作任务，如果合同中规定监理工作从项目实施开始，则监理工程师就可以不承担（1）、（2）项的工作内容。在本节随后的几个小节中，将分阶段论述成本控制的监理工作任务和具体措施。

2. 成本控制措施

降低信息工程项目成本的途径，应该是即开源又节流，或者说既增收又节支。只开源不节流，或者只节流不开源，都不可能达到降低成本的目的，至少是不会有理想的降低成本效果。控制项目成本的措施归纳起来有四大方面：组织措施、经济措施、技术措施和合同措施。

1）组织措施

总监理工程师是项目成本管理的第一责任人，全面组织项目监理部的成本管理工作，应及时掌握和分析盈亏状况，并迅速采取有效措施；工程技术监理工程师是整个工程项目实施技术和进度的人员，应在保证质量、按期完成任务的前提下尽可能采取先进技术，以降低工程成本；负责综合管理的监理人员主管合同实施和合同管理工作，负责工程进度款的申报和催款工作，处理施工赔偿问题，他们应注重加强合同预算管理，增创工程预算收入。总监理工程师会同相关监理人员应随时分析项目的资金运用支情况，提出合理调度资金建议；监理项目部的其他成员都应精心组织，为增收节支尽责尽职。

2）技术措施

监督承建单位制订先进的、经济合理的技术实施方案，以达到缩短工期、提高质量、降低成本的目的。技术实施方案包括四大内容：技术实施方法的确定、技术实施设备、工具、软件的选择、技术实施顺序的安排和流水技术实施的组织。正确选择技术实施方案是降低成本的关键所在。

严把质量关，杜绝返工现象，缩短验收时间，节省费用开支。

3）经济措施

（1）促进人工费控制管理
主要是建议承建单位改善劳动组织，减少窝工浪费；实行合理的奖惩制度；加强技术教育和培训工作；加强劳动纪律，严格控制非项目人员比例。

（2）设备、软件及开发、实施费控制管理
主要是改进设备、软件的采购、运输、收发、保管、安装调试及软件开发等方面的工作，减少各个环节的损耗，节约采购费用；合理堆置现场设备，避免和减少二次搬运；严格设备进场验收和限额领料制度；制订并贯彻节约设备的技术措施，合理使用设备，综合利用一切资源。

（3）间接费及其他直接费控制
主要是精减不必要的人员和过程，合理配备承建单位的项目人员组成，节约技术实施管理费等等。

4）合同措施
对建设单位与承建单位签订的合同进行严格把关，利用合同手段鼓励承建单位采取性价比高的技术方案和实施过程，对承建单位提出的项目报价、人员安排、实施周期、实施方式等进行充分的比较与论证后，才可以最终确定合同价格等内容。监理工程师应合理利用合同的约束力对建设单位和承建单位进行成本控制。

项目成本控制的组织措施、技术措施、经济措施和合同措施四者是融为一体、相互作用的。监理项目部是项目监理的成本控制中心，要以 为依据，监督、检查承建单位制定合理有效的项目成本控制目标，各承建单位、建设单位和监理单位通力合作，形成以市场投标报价及合同价格为基础的技术实施方案经济优化、物资采购、经济优化、人力资源配备经济优化的项目成本控制体系。

8.4.3 招标及准备阶段成本控制工作

1. 主要监理工作任务 ▲

（1）根据监理合同的规定决定是否参与建设单位或设计单位编制投资控制性目标及投资实施计划。
（2）对项目总投资切块、分解规划结果进行审核、确认、并在项目实施过程中监督其执行。在项目实施过程中，若有必要，及时提出调整总投资切块、分解规划的建议。
（3）协助建设单位和招标公司确定评标方案。信息系统工程监理单位接受建设单位委托编制或审核标底时，应当使标底控制在工程预算以内，并用它来控制合同价。
（4）协助建设单位根据工程预算，在招标书中对工程的目标、范围、内容和产品及服务的技术要求做出明确说明。

2. 监理工作措施

1）组织措施 ▲

（1）明确项目管理组织结构，在信息工程项目管理中，一般采用下述几种常用组织结构：

• 线性管理组织结构
• 顾问性管理组织结构
• 职能管理组织结构
• 矩阵管理组织结构

（2）督促落实项目管理班子中“成本控制者（部门）”的人员、任务及管理职能分工。
（3）编制本阶段成本控制监理工作流程图。
（4）设计方案评审、设计招标的组织准备。

2）经济措施

（1）项目投资的论证与分解，如图8.15所示。

（2）对影响投资目标实现的风险进行分析。
（3）与控制投资有关的数据收集。

• 类似项目的数据
• 市场信息

（4）编制准备阶段详细的费用支出计划，并控制其执行—复核一切付款账单。

3）技术措施

（1）对多个可能的主要技术方案做初步的技术经济比较论证（做比较论证的准备），从业务、架构、设计、设备、实施、验收、运营等方面去考虑。
（2）对设计任务书中的技术问题、技术数据做技术经济分析、审核。
（3）审核、确认设计方案评选原则，参加设计方案评选。

4）合同措施

（1）分析比较各种承发包可能模式与成本控制的关系。
（2）从成本控制角度考虑项目的合同结构。
（3）在合同稿中应注意写入在给定的投资额范围内进行设计的要求，以合同条款约束设计不突破投资。

8.4.4 设计阶段成本控制

1. 主要监理工作任务 ▲▲▲ （设计阶段）

（1）依据招投标文件、承建合同，审核工程计划、设计方案中所说明的工程目标、范围、内容、产品和服务，对可能的投资变化，向建设单位提出监理意见。
（2）控制设计变更，对必要的变更应由三方达成共识，并做工程备忘录。

设计阶段 ▲▲▲，控制设计变更！

2. 监理工作措施 ▲

1）组织措施（设计阶段）▲

（1）审核本阶段成本控制详细工作流程图。
（2）在项目监理班子中落实从投资控制角度进行设计跟踪的人员、具体任务及管理职能分工。
（3）设计挖潜，设计审核，包括系统、软件、设备。
（4）估算、预算审核。
（5）付款复核（设计费复核）。
（6）计划值与实际值比较及成本控制报表数据处理。
（7）聘请专家进行技术经济比较、设计挖潜。

2）经济措施（设计阶段）▲

（1）审核详细的成本计划，用于控制各子项目及各自设计限额（在规定的投资计划值范围内）设计，参见图8.16。

（2）对设计的进展进行成本跟踪（动态控制）。
（3）在各设计阶段进展中成本的跟踪。
（4）在各设计阶段完成时成本的估算、预算。
（5）编制设计阶段详细的费用支出计划，并控制其执行—复核一切付款账单。
（6）项目人员应定期向监理总负责人、建设单位提供投资控制报表，反映投资计划值和按设计需要的投资值（实际值）的比较结果，以及投资计划值和己发生的资金支出值（实际值）的比较结果，见图8.17。

3）技术措施（设计阶段）

（1）在设计进展过程中，在各设计阶段进展中以及在各设计阶段完成时，进行技术经济比较，通过比较寻求设计挖潜（节约投资）的可能。
（2）经济技术比较可以从以下几个方面进行考虑：

• 减少投资；
• 一次投资与经常费用的关系（全寿命经济分析）；
• 对系统设计、架构设计、软硬件等专业设计、实施设计、材料选用及设备选型等多个方面；
  • 必要时组织专家论证，进行科学试验。

4）合同措施（设计阶段）

参与设计合同谈判。向设计单位反复说明在给定的投资范围内进行设计的要求，并以合同措施鼓励设计单位在广泛调研的基础上，在必要的科学论证基础上力求优化设计。

8.4.5 实施阶段成本控制

1. 主要监理工作任务(实施阶段)

（1）督促承建单位编制项目总费用计划，监理人员审核总费用计划的可行性，并监督其执行。对于跨年度的大型工程，还应编制年度费用计划。对应于月进度计划，承建单位应编制月度费用计划，监理人员据此进行月度费用的控制和跟踪。
（2）总监理工程师应依据承建合同及其补充协议，审核承建单位提交的工程阶段性报告和付款申请。满足付款条件时，总监理工程师签发付款意见，送建设单位。
（3）监理人员从目标系统的质量、进度和投资等方面审查工程变更，由于变更引起投资的改变应按照合同的相关条款执行。在合同中没有规定的，应在变更实施前与建设单位、承建单位协商确定变更导致的投资变化，并做工程备忘录。
（4）监理人员及时处理索赔申请，按下列程序处理：

• 申请方应在合同规定的期限内向监理部提交索赔申请；
• 总监理工程师指定监理工程师收集与索赔有关的资料；
• 总监理工程师进行索赔审查，与承建单位和建设单位协商索赔费用；
• 总监理工程师应在承建合同规定的期限内签发索赔通知，或在承建合同规定的期限内发出要求申请方提交详细资料的监理通知。

（5）当申请方的索赔要求与工程延期要求相关联时，总监理工程师应综合考虑工程延期和费用索赔的关系，做出费用索赔和工程延期的决定。实施阶段成本控制的关键过程请参见图8.18。

2. 监理工作措施(实施阶段)

1）组织措施(实施阶段)

（1）审核本阶段投资控制详细工作流程图；
（2）项目管理班子中落实从投资控制角度实施跟踪的人员、具体任务及管理职能分工，主要工作是：

• 监督工程计量
• 付款复核——经济
• 督促承建单位进行设计挖潜——技术
• 处理索赔事宜——合同
• 计划值与实际值比较及投资控制报表数据处理
• 审查资金使用计划

2）经济措施(实施阶段)

（1）进行工程计量（已完成的实物工程量）复核；
（2）复核工程付款账单；
（3）在实施进展过程中进行投资跟踪（动态控制）；
（4）定期向总监理工程师、建设单位提供成本控制报表；
（5）审核实施阶段详细的费用支出计划，并监督其执行—复核一切付款账单；
（6）审核竣工决算。

3）技术措施(实施阶段)

（1）对设计变更进行技术经济比较；
（2）继续寻求通过设计挖潜节约投资的可能。

4）合同措施(实施阶段)

（1）参与处理索赔事宜；
（2）参与合同修改、补充工作，着重考虑它对成本控制的影响。

8.4.6 验收阶段成本控制

在验收阶段整个工程的投资已经落实到位，项目建设接近尾声，因此在这个阶段成本控制的工作主要是以下几个方面的内容：

（1）总监理工程师审核承建单位提交的阶段性付款申请，根据合同规定的付款条件，签发付款意见；
（2）监理协助建设单位进行工程决算、投资评估等工作；
（3）参与处理索赔事宜。

8.4.7 信息系统工程计量与工程付款控制

1. 工程计量

信息系统工程计量是价款结算的基础。承建单位应建立、健全与成本核算有关的各项原始记录和工程量统计制度，认真填写工程量计算书。实际工作中工程计量有下面两种情况：

• 由承建单位负责工程计量，并提供计量工作的记录正本和计算结果，经监理工程师和驻地工程师定期检查确认。
• 由监理工程师负责工程计量，则承建单位必须提供有关资料，监理工程师和现场工程师的每月工程计量记录，由承建单位审阅，作为施工付款的依据。工程计量记录应每月拟备一次，以此认定“每月（阶段）付款证明书”。

2. 价款结算方法与工程付款控制

工程价款的结算，应根据信息系统工程的特点，既保证承建单位及时补偿实施工作耗费，满足正常资金周转的需要，又要适当简化手续，故应采取适当的价款结算办法。信息工程价款的结算及付款控制方法常用的有以下几种。

1）按工程标志性任务完成结算

这种工程价款结算方法，是根据信息系统工程开发的特点，按工程标志性任务或阶段来支付结算。信息系统工程中多以合同签订、需求调研完毕、系统测试成功、验收完毕等里程碑式任务作为结算条件。这种结算方式在信息化工程中较为常见。

2）按旬（或半月）预支，按月结算

工程实施阶段实行旬末或月中预支，月终结算工程价款的办法，即每月上、中旬旬末（或月中），由承建单位按当月计划工作量填列工程价款预支账单，列明工程名称、预算造价、完工进度、预支工程款和实支款项，送交监理工程师、建设单位审查签证；每月终了承建单位应根据当月实际完成的工程量，实施预算所列工程单价相取费标准，计算已完工程价值，编制己完工程月报表，填列工程价款结算账单，送交监理工程师、建设单位核实签证后方可领款。

3）按月（或分次）预支，完工后一次结算

对于成本少、施工期短、技术比较简单的工程，为了简化手续，可以取分次或分月预支，工程完工后一次结算的简便方法。采用这种办法时，应注意使分次（月）预支的款额大体同工程施工进度相适应。

4）按工程进度预支，完工后一次结算

这种工程价款结算方法，是根据信息系统工程的不同性质和特点，按工程建设施工顺序，把其划分为几个实施段落，经测算后定出每一施工段落的造价。当承建单位完成了一定的实施段落后就可按该实施段落的预算造价进行预支，即由承建单位填制工程造价预支账单，送监理工程师和建设单位审查核实签证后，办理付款。当整个工程完工后，再办理竣工结算。

为促使承建单位保质保量地完成建设任务，不论采用何种工程价款结算办法，都应保留一定比例的尾工款，待工程竣工后凭竣工结算单据作最后结算。
如果工程是跨年度建设，当每年终了时应办理一次年终结算，把当年的建设价款清算一次，以核实工程年度成本拨款。

分包单位应及时上报已完成工程量统计资料给总包单位。分包单位于每月底应进行进度查点，将本月度内完成的建设内容和工程量以彩色标记图形式报告总包单位。
总包单位每月须将实际的施工进度情况，报监理工程师和建设单位审查确认，并作为控制施工拨款的依据。

3. 工程款支付流程

建设单位支付承建单位工程款须按一定的程序进行。承建单位应通过项目有关管理人员要求建设单位支付工程款。当到期支付承建单位工程款时，项目有关管理人员应向建设单位提供相应的证明文件和材料，建设单位收到监理工程师的证明文件和材料后，再决定是否支付承建单位工程款。

如果监理单位未达到工程建设目标，监理单位将驳回承建单位要求支付工程款的请求，并由监理单位出具拒付报告交承建单位和建设单位。

当按月支付工程款时，承建单位须向监理人员提交月报表，监理人员审查承建单位提交的月报表后。向建设单位发出月中期付款证书。

月报表是一种月计量支付申请表。承建单位在每个日历月结束后向监理工程师呈报月报表。月报表必须按监理工程师认可的格式填写。监理工程师对承建单位的申报进行核实签认。申报数量为承建单位申报工程量，核定数量为承建单位核定工程量，监理工程师核定承建单位是否完成本月工作量，并做相应的处理。

按月支付工程款（包括工程进度款、设计变更及洽商款、索赔款等）时，承建单位应根据监理工程师审批的工程量，按施工承包合同的规定（或工程量清单）计算工程款，并填写《月付款报审表》、《月支付汇总表》报项目监理部审核；监理工程师依据合同有关定额进行审核，确认应支付的工程进度款、设计变更及洽商款、索赔款等，在此输入《月支付汇总表》的主要内容，项目内容填写付款款项；监理工程师审核后，由项目总监理工程师签发《工程款支付意见》，报建设单位。

对工程款情况进行处理，此处主要记录监理工程师在造价控制方面采取的措施，以及取得的效果，体现监理在造价控制方面的能力。

设计变更费用报审。在出现涉及费用的设计变更时，由承建单位填写《设计变更费用报审表》报项目监理部，原设计工程量填写原概算部分数据，变更后工程量填写监理审核的工程量，监理工程师进行审核后，总监理工程师签字并交建设单位确认；经过建设单位确认的设计变更工程完成并经监理工程师验收合格后，应按正常的支付程序办理变更工程费用的支付手续。

在信息系统工程建设中，工程计量与支付流程如图8.19所示。