笔记-变更控制-9.4 项目变更控制的工作任务

9.4 项目变更控制的工作任务

9.4.1 对需求变更的控制

1. 需求变更的确立

有资料报告，在对500多个项目进行调查，结果显示最常见的变更报告起源于建设单位本身的需求意愿，这种变更试图在项目进展过程中改进项目输出结果——这是一个种现象，通常叫做“范围蔓延”。范围蔓延通常的结果是造成项目的延误及增加项目成本。

随着新技术的不断涌现，建设单位对信息系统工程在应用上新的需求和新的要求越来越清晰，变化也越来越多，也导致了项目建设本身的变更增多。同时，这些需求和要求的变更在项目进程中出现得越晚，对于项目实施来说就越困难，项目成本消耗可能就越高。对于一个项目来说，监理人员要估计到一个项目中肯定会有变更，并且要做好准备。要控制需求变更，监理人员必须遵守以下一些规则：

（1）每个项目合同必须包括一个控制系统，通过它对项目计划、流程、预算、进度或可交付成果的变更申请进行评估；
（2）每一项项目变更必须用变更申请单提出，它包括对需要批准的变更的描述以及该项变更在计划、流程、预算、进度或可交付的成果上可能引起的变更；
（3）变更必须获得项目各方责任人的书面批准；
（4）在准备审批变更申请单前，监理工程师必须与总监理工程师商议所有提出的变更；
（5）变更申请单批准后，必须修改项目整体计划，使之反映出该变更，并且使该变更单成为这个计划的一部分。

2. 变更控制系统的建设

现代工程管理通常使用先进的技术手段把控项目变更，变更控制系统就是这种手段的代表。要想有计划地管理好变更控制，必须有一个完备的变更控制系统。变更控制系统是一个正式的文档化的过程，用来描述项目文档是在何时并又怎样发生变更的。这个系统还反应了被授权做出变更的相应人员、要求的文件，以及所有项目会用到的、自动的或人工的跟踪系统。

变更控制系统包括:一个变更控制委员会、配置管理和变更信息的沟通过程。

• 变更控制委员会的重要职能是为准备提交的变更请求提供指导，对变更请求做出评价，并管理经批准的变更的实施过程。
• 配置管理主要是进行技术上的管理，对产品的功能和设计以及辅助文档进行确认和控制。
• 沟通是运用书面的和口头的执行绩效报告进行项目变更的确认和管理工作。变更控制系统必须有一个很好的信息系统，用于及时通知受项目变更影响的每一个人，同时对项目变更的执行进行监控。

对于大型项目来说，可以成立一个由所有有关人员组成的变更控制委员会处理变更申请。对于小项目而言，可以指定一个项目小组负责。

3. 需求设计变更、洽商过程的管理措施

(1)设计变更、洽商无论由谁提出和批准，均须按设计变更、洽商的基本程序进行;
(2)设计变更、洽商记录必须经监理单位书面签认后，承建单位方可执行;
(3)设计变更、洽商记录的内容应符合有关规范、规程和技术标准;
(4)设计变更、洽商记录填写的内容必须表述准确、图示规范;
(5)设计变更、洽商的内容应及时反映在实施方案中;
(6)分包项目的设计变更、洽商应通过总承建单位办理;
(7)设计变更、洽商的费用由承建单位填写“费用报审表”报监理单位，由监理工程师进行审核后，总监理工程师签认;
(8)设计变更、洽商的项目完成，并经监理工程师验收合格后，应按正常的支付程序办理变更项目费用的支付手续。

9.4.2 对进度变更的控制

在控制进度变更中涉及很多问题，第一个要点是要保证项目进度计划是现实的，许多项目，尤其信息技术领域，经常会制订一些不切实际的进度计划。第二个要点是要有强调遵守并达到项目进度计划的重要性。监理人员可以执行一系列的实际检查，来帮助他们管理项目进度计划的变更。有几种方法可以用来控制与人有关的进度变更。

1. 进度计划的实际检查工作

信息系统工程的变更通常反映在对实施进度的变化上，监理在项目准备阶段就要对项目的进度计划进行必要的检查和审核，然而这时的进度计划是个草案，只能通过对它的检查了解项目最初的进度期望值，并依次做相应的投资估算等。在项目的需求调研完成后，承建单位务必对进度计划进行必要的修改、完善，用以指导项目的实施过程，这是比较具体的实施进度计划，具有可操作性。在实施阶段对进度的审查来自项目各种会议。项目有关人员通常会通过定期的会议听取、审查有关项目进展方面的信息，了解项目中各项活动是否严格遵守进度计划安排，并采取预防性的措施。当出现实际进度与计划进度严重冲突时，监理必须提请建设单位并要求承建单位解决冲突，制定必要的整改措施，修正实际进度。当然这种控制，不会很具体地到哪一天，通常以承建单位标志性阶段任务完成为主要检查对象。

2. 处理好人员安排问题

有好的控制技术不一定就产生理想的结果，因为其中涉及人的问题。有许多领导技能可以帮助监理人员来控制项目进度变更:
(1)授权;
(2)激励;
(3)纪律;
(4)谈判。

具体的应用方法，鉴于应用的不同不予详述。

9.4.3 对成本变更的控制

成本基准计划、绩效报告、请求变更和成本管理计划是成本变更控制过程的输入，该过程的输出是修正的成本估算、预算更新、纠正措施、修正的项目完成估算以及获得的教训。

成本变更控制主要有以下方法。

1. 偏差控制法

该方法是在制定出计划成本的基础上，通过采用成本分析方法找出计划成本与实际成本间的偏差，分析产生偏差的原因与变化发展趋势，进而采取措施以减少或消除偏差，实现目标成本的一种科学管理方法。

2. 成本分析表法

包括日报、周报、月报表、分析表和成本预测报表等。这是利用表格的形式调查、分析、研究项目成本的一种方法。

3. 进度——成本同步控制法

可以运用成本与进度同步跟踪的方法控制分项工程部分的实施成本。成本控制与计划管理、成本与进度之间有着必然的同步关系。即项目进行到什么阶段，就应该发生相应的成本费用。如果成本与进度不对应，就要作为不正常现象进行分析，找出原因并加以纠正。
为了便于在项目中同时进行进度与成本的控制，掌握进度与成本的变化过程，可以运用横道图和网络图进行分析和处理。

9.4.4 对合同变更的控制

所谓项目合同变更，是指由于一定的法律事实而改变合同的内容和标的法律行为。它的一般特征有如下几点：
（1）项目合同的双方当事人必须协商一致；
（2）改变合同的内容与标题；
（3）合同变更的法律后果是将产生新的债权和债务关系。

1. 合同变更的条件

根据法律法规以及经济生活与司法实践来看，一般必须具有下列条件才能变更合同：
（1）双方当事人确实自愿协商同意，并且不因此而损害国家利益和社会公共利益的；
（2）由于不可抗力致使项目合同的全部义务不能履行；
（3）由于另一方在合同约定的期限内没有履行合同，且在被允许的推迟履行期限内仍未履行；
（4）项目合同的变更给另一方当事人造成损失的，除依法可以免责的以外，应由责任方负责赔偿。

2. 项目合同变更的一般程序

（1）当事人一方要求变更项目合同时，应当首先向另一方用书面的形式提出。
（2）另一方当事人在接到有关变更项目合同的建议后，应即时做出书面答复，如同意，即表明项目合同的变更发生法律效力。
（3）变更项目合同的建议与答复，必须在双方协议的期限之内，或者在法律或法令规定的期限之内。
（4）项目合同变更如涉及国家指令性项目时，必须在变更项目合同之前报请有关部门批准。
（5）因合同变更发生的纠纷依双方约定的解决方式或法定的解决方式处理。

3. 合同变更控制程序

监理将监督合同执行情况，定期向建设单位、承建单位通报合同执行情况。监理应及时记录合同变更情况，并经确认。监理宜按以下程序处理变更。
（1）建设单位或承建单位提出的项目变更，应编制变更文件，提交总监理师，由总监理工程师组织审查。
（2）监理应了解项目变更的实际情况，收集相关资料或信息。
（3）总监理工程师应根据实际情况，参考变更文件及其他有关资料，按照项目合同的有关条款，指定监理工程师完成下列工作（确定项目变更范围及其实施难度；确定项目变更内容的工作量；确定项目变更的单位或总价。）后，对项目变更的费用和工期做出评估。
（4）监理应就项目变更费用及工期的评估情况与建设单位、承建单位进行协调。
（5）项目变更内容经建设单位、承建单位同意后进行签认。
（6）监理应根据项目变更单监督承建单位实施。
（7）总监理工程师签发项目变更单之前，承建单位不得实施项目变更。
（8）监理应根据项目变更文件监督承建单位实施。
（9）监理应及时协调合同纠纷，公平地调查分析，提出解决建议。

4. 项目暂停与复工的管理

1)项目暂停的管理

在下列情况发生时，总监理工程师可以签发“项目部分暂停令”：

• 应承建单位的要求，项目需要暂停实施时;
• 由于项目质量问题，必须进行停工处理时;
• 发生必须暂停实施的紧急事件时。

在监理合同有约定或必要时，签发“项目部分暂停令”前，应征求建设单位意见；签发项目暂停指令后，监理工程师应协同有关单位按合同约定，处理好因项目暂停所诱发的各类问题。

2)项目复工的管理

在项目暂停后，经处理达到可以继续实施，复工办法如下:
(1)如项目暂停是由于建设单位原因，或非承建单位原因时，监理工程师应在暂停原因消失，具备复工条件时，及时签发“监理通知单”，指令承建单位复工;
(2)如项目暂停是由于承建单位原因，承建单位在具备复工条件时，应填写“复工报审表”报项目监理部审批，由总监理工程师签发审批意见;，
(3)承建单位在接到同意复工的指令后，才能继续实施。

5. 项目延期的管理

1)受理

项目监理单位应对合同规定的下列原因造成的项目延期事件给予受理：非承建单位的责任使项目不能按原定工期开工；项目量变化和设计变更；国家和地区有关部门正式发布的不可抗力事件；建设单位同意工期相应顺延的其他情况。

2)处理

（1）项目延期事件发生后，承建单位在合同约定期限内提交了项目延期意向报告。
（2）承建单位按合同约定提交了有关项目延期的详细资料和证明材料。
（3）项目延期事件终止后，承建单位在合同约定的期限内，提交了“项目延期申请表”。

在项目延期事件发生后，项目总监理工程师应做好以下工作:

• 向建设单位转发承建单位提交的项目延期意向报告；
• 对项目延期事件随时收集资料，并做好详细记录；
• 对项目延期事件进行分析、研究，对减少损失提出建议。

监理工程师审查承建单位提交的“项目延期申请表”:

• 申请表填写齐全，签字、印章手续完备；
• 证明资料真实、齐全；
• 在合同约定的期限内提交。

监理工程师评估延期的原则:

• 项目延期事件属实；
• 项目延期申请依据的合同条款准确；
• 项目延期事件必须发生在被批准的进度计划的关键路径上；
• 最终评估出的延期天数，在与建设单位协商一致后，由总监理工程师签发“项目延期审批表”；
• 监理工程师在处理项目延期的过程中，还要书面通知承建单位采取必要的措施， 减少对项目的影响程度。

监理工程师应注意按实施合同中对处理项目延期的各种时限要求处理。